Guía para la gestión del tiempo en el teletrabajo.

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Ya hemos hablado de como crear un buen entorno físico para teletrabajar y como crear un buen ambiente de teletrabajo. Ahora vamos a hablar de crear, respetar y hacer que sea respetado nuestro entorno temporal de trabajo. O cómo hacer la gestión del tiempo en el teletrabajo.

Tabla de contenidos

    Gestión del tiempo en el teletrabajo. La teoría.

    Hay muchas webs que hablan de cómo gestionar bien el tiempo en el teletrabajo desde una perspectiva teórica. Por ello voy a pasar muy por encima sobre los aspectos teóricos y luego me centraré en los consejos prácticos nacidos de la experiencia real.

    Define y respeta tus horarios de trabajo.

    A nivel organizativo es vital. Ten cuenta que en el contrato que has firmado en base a la ley del teletrabajo es posible que haya determinadas horas en las que debas trabajar obligatoriamente.

    Coordinate con los horarios del resto de la familia.

    Intenta trabajar cuando la casa esté tranquila. Intenta que tu espacio de concentración esté libre en los horarios de trabajo. Para las emergencias en las que eso no sea posible, ten listo y preparado tu espacio bunker. ¿No sabes lo que es? Visita nuestro artículo de crear un espacio de teletrabajo.

    Al final de la jornada de trabajo, planifica las tareas del día siguiente. 

    Cuando te sientes a trabajar no empieces por ellas. Realiza antes la secuencia de inicio de tu piedra angular y acto seguido continua por las tareas planificadas. ¿Tampoco sabes lo que es? Visita el artículo “trabajar en casa”

    Intenta centrarte en una tarea y concluirla antes de pasar a la siguiente.

    Si eso no es posible intenta dejarla en un punto adecuado para retomarla más tarde. Intenta no detener tareas cuando el siguiente paso sea desagradable. Retomarla más tarde será más difícil.

    Haz una pausa para el café. 

    Si necesitas contacto humano intenta coordinar tu pausa con la de algún compañero y acordar llamaros para cotillear.

    Desconecta del trabajo.

    Al finalizar la jornada, desconecta. Si el espacio de trabajo es compartido en la casa para otras actividades, desmonta todo y guárdalo hasta el día siguiente (tanto para favorecer la desconexión como para evitar accidentes domésticos). Si necesitas consejos sobre cómo hacer esto, visita nuestro artículo sobre crear un espacio de teletrabajo.

    Posiblemente toquemos alguno de estos puntos en mayor profundidad cuando hablemos de la organización y la disciplina en el teletrabajo.

    Gestión del tiempo en el teletrabajo. Consejos prácticos.

    La información teórica está muy bien y debe ser el objetivo a conseguir. Sin embargo la realidad es más compleja. En los siguientes puntos hablamos de aspectos reales que surgen con el tiempo. Esta información no suele estar recogida en los artículos de gestión del tiempo en el teletrabajo.

    Respetar tus horarios de trabajo es fácil. Conseguir que los demás lo hagan no tanto.

    El cuidado de las mascotas y los niños suele ser una dificultad para el teletrabajo. Vas a encontrarte con una dificultad añadida: convencer a un familiar de que necesitas que cuide a tus hijos mientras vas a la oficina a trabajar es fácil. Convencerle de que lo haga cuando tú estás trabajado en casa no lo es. 

    Incluso si viene verás que te interrumpe constantemente para hacerte consultas domésticas “¿donde guardas…?” “¿el niño puede jugar con…?”. Explícale que necesitas trabajar, pero sé paciente. Te está haciendo un favor.

    Alternativa: Ludoteca o niñera para los peques (si es posible) y paseador para la mascota.

    Los familiares y amigos pueden tardar en interiorizar que, aunque estás en casa, estás trabajando. Esto es cierto tanto para la gente que vive contigo (que puede no respetar tu espacio y tu tiempo) como para los que no (que pueden interrumpirte cuando no deben).

    Cartel de no pasar delante de la silueta de una persona.

    Consejos: 

    • Limita el teléfono. A este respecto, sigue nuestros consejos sobre crear un ambiente de teletrabajo. 
    • Cada vez que seas interrumpido explicale a la persona la actividad que estabas desarrollando. Si puedes, abrúmale con detalles. Hablalé con pasión sobre tu trabajo: “Tengo unos minutos nada más. Estaba desplegando la estrategia de marketing online en la que llevo trabajando toda la semana. ¿Y sabes? Me ha costado bastante el tema de la optimización SEO porque en estas palabras clave hay mucha competencia. He tenido que centrarme en cadenas largas… bla bla bla”. Nunca le digas que la interrupción te ha venido bien para desconectar (aunque sea cierto). Cuando acabes pídele que sea breve porque tienes que seguir trabajando. Al final de la conversación pídele educadamente que evite interrumpirte.

    Si eres un emprendedor (grupo social bastante incomprendido) que realiza teletrabajo (actividad que todavía no se ha interiorizado del todo por la sociedad) y que todavía no tiene ingresos (normalmente tu entorno percibirá que tienes una afición y no un trabajo), cuentas con toda mi simpatía y te deseo la mejor de las suertes. Insiste en la estrategia de explicar tu trabajo cada vez que seas interrumpido.

    No sobre optimices tus horarios.

    Al teletrabajar se da la circunstancia de que ahorras muchísimas pérdidas de tiempo: desplazamientos, horarios de comidas fijos en la oficina, esperas en la máquina del café, desplazamientos en grupo en la oficina, esperas al inicio de las reuniones (salvo que seas el último en llegar)…

    Nada de eso sucede en el teletrabajo. Pasas de una actividad a la siguiente en tiempo cero.

    Lo que lleva a optimizar tus horarios hasta puntos absurdos. Un ejemplo de horario sobre optimizado:

    • 9:00-11:30 trabajo.
    • 11:31-11:32 preparo el café
    • 11:33-11:45 descanso.
    • 11:46-13:30 trabajo.
    • 13:31-13:45 preparo la comida.
    • 13:46-13:53 camino al cole de los niños a recogerlos.
    • 13:56-14:07 retorno a casa.

    Es un ejemplo un poco burdo, pero creo que se percibe por donde voy. La cuestión es que al tener un conocimiento preciso del tiempo que lleva cada actividad y al depender su ejecución únicamente de ti, puedes optimizar hasta el último minuto. Exprimir el día al 100%.

    Aunque es una capacidad que algún día tendrás que usar. En general no lo hagas. Déjate tiempos muertos entre actividades. 

    La clave: No dejar tiempos muertos conduce al estrés y al burnout. Relájate. Si en algún momento te das cuenta de que echas de menos los tránsitos en coche al trabajo presencial, es que tu cerebro te está pidiendo que incluyas tiempos muertos en los horarios.

    No apagues fuegos domésticos o sociales durante el tiempo de trabajo.

    Un fuego doméstico o social es un imprevisto que se da en nuestra vida personal. 

    Por ejemplo: pensábamos que teníamos comida congelada para comer hoy, pero no. Vas a tener la tentación de preparar algo. No lo hagas. Eso se solucionará exactamente igual que se solucionaría si al volver de tu trabajo presencial descubres que el congelador está vacío: habrá que preparar algo rápido con lo que haya.

    Sobre todo, muy importante: si caes en la tentación y apagas un fuego que afecte a otras personas, deja muy claro que ha sido un acto puntual y que no puede repetirse. Si te postulas como el apagafuegos familiar, te va a costar el doble que se respete tu entorno de trabajo.

    Evidentemente hay fuegos que sí que hay que apagarlos. Apaga los mismos que apagarías en caso de tener un trabajo presencial (si te llaman del colegio porque tu hijo tiene fiebre, evidentemente vas a atenderlo).

    No interrumpas tu vida personal a cuenta de un fuego laboral.

    Un fuego laboral es un imprevisto que se da en el trabajo y que pide ser resuelto cuanto antes.

    Es muy habitual en teletrabajadores volverse adictos al trabajo, lo normal es que las herramientas de comunicación para contactos rápidos (mail, Teams, Whatsapp) viajen con tu teléfono móvil y eso quiere decir que si un cliente te contacta el domingo por la tarde por un problema, lo vas a recibir.

    Intenta ignorarlo hasta que empiece tu siguiente jornada.

    Al igual que en el caso anterior hay fuegos que sí que hay que apagar. La regla es la misma: apaga los fuegos que apagarías en caso de tener un trabajo presencial y que te contactaran del trabajo por algo (pero evita hacer de esto la norma. Si sucede a diario hay que revisar los procedimientos).

    Usa todos estos consejos para establecer unas barreras claras entre la vida laboral y personal.

    Ya comentamos en nuestro artículo introductorio sobre trabajar desde casa que la principal consecuencia del teletrabajo es que la vida personal y laboral se mezclan y surgen choques. 

    Una buena gestión del tiempo en el teletrabajo es la clave para separarlas. 

    Como has visto en este artículo ponemos más énfasis en este último aspecto que en el de gestionar tu tiempo mientras trabajas.

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