La piedra angular del teletrabajo

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Hemos mencionado en muchos artículos sobre la piedra angular del teletrabajo y ya ha llegado la hora de dejar por escrito de qué estamos hablando.

Tabla de contenidos

    La piedra angular del teletrabajo.

    No oiréis hablar de ella en ninguna otra página web (al menos por ahora). Es mi aportación personal (y probablemente la más valiosa) al mundo del trabajo en casa.

    La piedra angular del teletrabajo es un documento en el que recogemos los datos más importantes a nivel de organización personal de nuestro teletrabajo. Se compone por:

    • La información básica organizativa de la actividad (obligatorio).
    • La secuencia de reinicio (obligatorio).
    • Información básica de tareas críticas de la actividad (opcional).

    Aquí tenéis una de las varias que he usado en mi vida:

    Piedra angular

    ¿Qué me aporta una piedra angular del teletrabajo?.

    Te ayudará a empezar la jornada, te recordará las actividades fundamentales que no pueden quedar sin hacer y te ayudará a ser honesto contigo mismo al respecto de tu rendimiento en el teletrabajo.

    Habla la voz de la experiencia: las principales dificultades a superar cuando uno intenta cambiar de un trabajo presencial a un trabajo remoto son dos:

    Se pierde el acceso inmediato al know-how colectivo que está presente en la organización.

    Cuestiones como: “oye, esto como se hacía”, “acuérdate de la reunión de mañana”, “necesito una clave nueva para…”, “¿resolviste el tema de tal cliente?”. Esta nebulosa de conocimiento y comunicación que lleva a que no se olvide nada y todo salga adelante rápidamente desaparece. También se pierde la “presión social” por mantener los tiempos y las formas.

    Se pierde el condicionamiento mental para iniciar la actividad laboral propio de los desplazamientos y la entrada en la oficina.

    Esto cae en el campo de la psicología. Mucha gente encuentra dificultad para concentrarse al empezar cada jornada en el teletrabajo. Esto no le ocurría en la oficina. La razón probablemente sea que en el tiempo que dedicaba a conducir en el atasco, subir las escaleras a la oficina y saludar a los compañeros, su cerebro entraba en la dinámica laboral.

    En el teletrabajo todo esto desaparece.

    Información básica organizativa de la actividad (obligatorio).

    Muy elemental. Se trata de plasmar en un papel el lugar físico de trabajo, horario de trabajo y (de aquí en adelante opcional) cuando haremos las pausas, los deadlines periódicos importantes y la forma en la que mi trabajo va a ser evaluado.

    Esta parte conforma un compromiso con nosotros mismos sobre cómo vamos a desarrollar nuestra actividad y qué se espera de ella.

    Si algún día miramos a esta parte de la piedra angular y vemos que hay aspectos que no se cumplen estamos encaminándonos al desastre. Lo suyo es evaluar y corregir.

    La secuencia de reinicio (obligatorio).

    Antes os decía que se pierde el condicionamiento mental para empezar a trabajar. Este condicionamiento usualmente lo adquirimos en los desplazamientos al trabajo y por el ambiente de la oficina.

    Todo esto lo vamos a sustituir por una secuencia de reinicio que viene formada por una serie de actividades que nos hagan sentir bien y nos introduzcan en el trabajo de forma sencilla.

    De esta forma yo empiezo por afeitarme, ducharme y vestirme (vestimenta similar a la de la oficina). Acto seguido desarrollo unas actividades introductorias sencillas como: mirar la agenda, consultar fuentes de información profesionales sobre mi actividad (poco tiempo), revisar si hay algo que actualizar de la web, revisar si algún cliente ha pedido algo y ya desde aquí empezamos la jornada.

    Todas estas tareas son sencillas. Acto seguido me lanzo a las tareas más tediosas del día con la idea de ir bajando en complejidad hasta acabar con cosas fáciles.

    La secuencia de reinicio puede usarse también cuando perdemos el hilo. Si nos interrumpen y hemos perdido la concentración, ejecutar de nuevo la tarea de reinicio puede meternos otra vez en ambiente laboral (usualmente no es necesario volver a ducharse… puedes empezar por las actividades introductorias al trabajo).

    La secuencia de reinicio puede ser muy personal. Una seguidora una vez me comentó que del teletrabajo no le gustaba el hecho de que ya no necesitaba arreglarse y tenía montones de ropa que ya no se ponía. 

    Yo le contesté: haz de eso tu secuencia de arranque. Si lo disfrutas, te ayuda a sentirte bien contigo misma y a meterte en ambiente laboral… dedica 15-20 minutos a arreglarte todos los días. De ahí pasas a las actividades introductorias y al tajo. Solamente tienes que comprometerte contigo misma a que la actividad no se prolongue demasiado.

    Información básica de tareas críticas de la actividad (opcional).

    Otro de los puntos que habíamos mencionado es que se pierde el know-how colectivo. Sé honesto contigo mismo a este respecto. Hay tareas que se tienen que realizar cada mucho tiempo y que quizás se nos puedan ir de la cabeza.

    Ejemplos sencillos son los trámites administrativos mensuales o trimestrales, reuniones, informes, clientes con pedidos periódicos, inicios de campañas de marketing por temporadas…

    Incluye toda esta información que no puede pasarse en la piedra angular. Ve actualizando esa información a medida que surjan más cosas.

    Hace unos años yo llevaba temas de impuestos especiales del alcohol. Esporádicamente se requería de papeleos varios para mover y vender alcohol fuera de España. Algunos de estos trámites son puntuales y otros periódicos (lo que quiere decir que algunos se pueden agendar, pero otros hay que acordarse de que hay que hacerlos). Toda esa información de trámites estaba incluida en mi piedra angular.

    Siéntete libre de apuntar actividades esenciales, colaboradores o asesores críticos y sus contactos, deadlines periódicos o puntuales, instrucciones sobre algún procedimiento (o donde las guardas)… 

    La idea básica es que todo lo importante esté ahí plasmado y que de un vistazo cada mañana sepas que no hay nada que se te haya caído.

    Hablamos de la piedra angular, con más detalles sobre como usarla, en nuestra guía para crear un ambiente de trabajo y en nuestro artículo sobre organización en el teletrabajo.

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