Organización en el teletrabajo

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Tenemos ya varios artículos que tocan aspectos de la organización en el teletrabajo. En este artículo hablamos de organización en el teletrabajo cuando ya estás sentado enfrente del monitor.

Damos por supuestas ya algunas cuestiones:

Tienes un entorno físico en el que trabajar con un ambiente que favorece tu concentración.
Tienes unos horarios de teletrabajo que son respetados por ti y por terceros.
Con esta base te sientas a trabajar y quieres optimizar al máximo tu productividad.

Tabla de contenidos

    Planifica.

    Es bueno que al menos una vez te sientes a poner en orden tus actividades del día a día. Esta planificación debe rehacerse si en algún momento tu actividad diaria cambia significativamente.

    Recoge la siguiente información:

    • ¿Qué resultados se espera obtener de mi teletrabajo? (objetivo).
    • ¿Cómo se va a evaluar mi rendimiento? (medición).
    • ¿De qué recursos (materiales y temporales) dispongo? (método).

    Asegúrate de que los objetivos son realistas y de que estás en condiciones de proporcionar un resultado conforme a la evaluación que se vaya a realizar.

    Si eso no es así habrá que clarificar los aspectos sobre los que haya dudas.

    Prepara tu piedra angular.

    La “piedra angular” del teletrabajo es un documento en el que se plasman las cuestiones esenciales del trabajo que se realiza y la secuencia de reinicio. Tenemos un artículo dedicado a la piedra angular del teletrabajo, visítalo si quieres información sobre como construirla y usarla.

    Esta es mi piedra angular actual, aunque he tenido varias a lo largo de mi vida.

    Piedra angular

    La piedra angular te ayuda de 3 formas en la organización de tu teletrabajo:

    1. Contiene la información básica de tu organización en el teletrabajo (lugar de trabajo, horarios, actividades esenciales…) por lo que es un documento excelente para usar cada vez que tengas dudas sobre cambios organizativos que quieras realizar.
    2. Es lo primero que vas a ver cada mañana en el trabajo. Por ello te ayuda a introducirte en el ambiente de trabajo. Es una forma de decirle a tu cerebro “empezamos”. ¿Por qué eso es importante?. Aquí tienes la respuesta.
    3. Contiene la secuencia de reinicio. La secuencia de reinicio es una serie de actividades fáciles de realizar, que ayudan a centrarse. Puedes usarlas (repetirlas) para reenganchar con el trabajo si pierdes el hilo. Más detalles aquí.

    Empieza a trabajar.

    Muchas veces es el paso más difícil. Especialmente si estamos bajos de ánimo o si las tareas del día son tediosas.
    Para ayudarte tienes la piedra angular. Ejecuta sus tareas de la secuencia de reinicio y acto seguido continúa por las tareas del día que más esfuerzo o atención requieran.

    Usualmente es mala idea dejar las tareas tediosas o desagradables para más adelante.

    Dedica unos minutos a planificar las actividades del día siguiente.

    Es mejor que cada día tengas claras las actividades que vas a desarrollar. Yo te recomiendo que al finalizar la jornada tengas planificadas las tareas del día siguiente.

    Planifica tus descansos, pero no seas muy estricto con ellos.

    No detengas una explosión de productividad simplemente porque es la hora de descansar, de la misma forma, si un día necesitas un descanso extra, tómatelo.

    Si has coordinado tus descansos con compañeros (como te sugiero aquí para combatir el aislamiento) no te olvides de avisarles de que retrasarás tu descanso un rato. Quizás ellos puedan hacer lo mismo.

    Sé honesto con la organización de tu teletrabajo personal.

    Persona abrumada por el caos

    ¿Se te han pasado fechas?¿entregables?¿reuniones?. Cuando se trabaja presencialmente existe una especie de nebulosa organizativa en la que cada persona está preocupada por sus temas y lo comparten con los demás.

    • “¿Preparaste ya…?.
    • “Al respecto de la reunión de mañana…”.
    • “¿Te llegó el mail…?.

    Ahora no dispones de esos recordatorios. Hay muchas herramientas online para dar soporte a tu organización personal.

    Guarda un registro de las actividades finalizadas.

    Anteriormente yo usaba una agenda en la que día a día desplazaba una To-do-list de tareas pendientes y en la que iba tachando las actividades finalizadas en ese día. Analógica, en papel.

    To do list
    No lo recomiendo como método de organización en el teletrabajo por una miríada de razones.

    Ahora empleo una carpeta en mi directorio de trabajo llamada “finalizadas” en la que voy añadiendo enlaces directos a las tareas concluidas con la siguiente nomenclatura: “año-mes-día Cliente_nombre-de-la-tarea”.

    P.ej: un acceso directo a una carpeta. El acceso directo tiene por nombre: “2021-11-26 Teletrabajamos_artículo-Organización-teletrabajo”.

    ¿Quiero que la fecha esté en el nombre? Personalmente Si. Una manía para asegurarme de que la fecha se conserva en migraciones.

    Saca adelante tu trabajo.

    Lo más importante es que saques adelante el trabajo. Si lo haces es que tu organización es suficientemente buena. Aunque igual puedes mejorarla para reducir tu estrés.

    Si no sacas adelante el trabajo revisa tu organización. Si puedes hacer cambios, hazlos. Si por el contrario crees que es correcta… ¿Puede ser que tengas un problema de concentración?. Puedes consultar nuestra guía para crear un ambiente de teletrabajo o visitar nuestro grupo de teletrabajo, quizás sea lo que necesitas.

    ¿Se me ha olvidado algo importante sobre organización en el teletrabajo?

    Para eso están los comentarios: Escríbeme con tu duda o sugerencia.

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